Assistant de direction F/H

Notre client est spécialisé dans les systèmes optroniques, avioniques et électroniques ainsi que dans les logiciels critiques pour applications civiles et militaires dans les domaines aéronautique, terrestre, naval et spatial.En tant qu'assistant de direction H/F, vos missions seront de :
o Interface avec les parties prenantes
? Coordonner avec les directions et divisions pour l'alignement des plannings
? Servir de point de contact entre RH, Communication, IT et Services Généraux
? Faciliter la communication transversale entre tous les acteurs du projet
o Gestion des plannings et invitations
? Créer et maintenir les plannings détaillés des événements
? Gérer les invitations, confirmations de présence et relances
? Bloquer les agendas des intervenants et participants stratégiques
? Anticiper et résoudre les conflits d'agenda
o Pilotage budgétaire et reporting
? Assurer le suivi rigoureux du budget alloué aux événements
? Produire des reportings réguliers pour l'équipe Onboarding Sherman
? Identifier proactivement les risques calendaires et proposer des solutions alternatives
Gestion des espaces et infrastructures
? Identifier, négocier et réserver les lieux adaptés (salles de réunion, amphithéâtres, espaces événementiels)
? Superviser l'aménagement et la configuration des espaces (matériel audiovisuel, signalétique, disposition des salles)
? Coordonner avec les services techniques pour les besoins spécifiques
o Organisation de l'hébergement et de la restauration
? Gérer les réservations d'hébergement selon les profils des participants et contraintes budgétaires
? Coordonner les prestations de restauration (buffets, cocktails, pauses) en respectant les exigences nutritionnelles et culturelles
? Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts
o Gestion des transports et déplacements
? Organiser les solutions de transport (navettes, taxis, remboursements)
? Coordonner les déplacements nationaux et internationaux